Aumente sua produtividade: a diferença entre importante e urgente

Para ser mais produtivo é preciso escolher prioridades. Mas você sabe como escolhê-las? Qual a diferença entre uma tarefa importante e outra urgente? Quais tarefas devem ser resolvidas primeiro? Sua vida se resume em resolver urgências e os projetos de longo prazo não andam? Aprenda a aumentar a produtividade usando a Matriz de Eisenhower.

F alta de organização e má gestão do tempo são os maiores responsáveis pela queda de produtividade no trabalho e pela negligência na vida pessoal. Não há vantagem nenhuma em “viver correndo”, sob pressão e stress contínuo, ou você prefere trocar aquela sonhada (e adiada) viagem de férias por um infarto? Então pegue papel e caneta e faça sua matriz agora mesmo!

1. O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é um método de organização criado por Dwight Eisenhower que serve para definir as tarefas que merecem atenção e as que devem ser descartadas. Segundo o ex-presidente americano, “o importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”. 

2. Urgente X Importante

Urgente é tudo aquilo que precisa ser resolvido imediatamente, como um incêndio na casa, um bebê chorando ou o telefone que toca.

Já tarefas importantes são as que contribuem com nossas metas de longo prazo, valores e necessidades; por exemplo, planejamento, exercício físico, relacionamentos e cuidados com a saúde.

As urgências colocam nosso cérebro em um estado reativo, como se mandassen a mensagem “resolva já!”. A consequência é que passamos boa parte do dia “apagando incêndios” e as tarefas importantes, mas não urgentes, acabam deixadas de lado.

3. Como funciona a matriz

Para aplicar o método, desenha-se um quadro composto de quatro quadrantes. No primeiro serão colocadas as tarefas urgentes e importantes; no segundo, as importantes, mas não urgentes; no terceiro, as urgentes, mas não importantes; e no quarto, as que não são nem urgentes nem importantes. 

4. Primeiro o mais importante

O livro First Things First, de Stephen Covey, demonstra muito bem o funcionamento da Matriz de Eisenhower. Covey enfatiza que para conseguir cumprir as tarefas do quadrante 2 é preciso vencer as tarefas dos quadrantes 1 e 3 e não perder tempo com as do 4.

Seguindo essa linha de raciocínio, chegamos à seguinte conclusão: esgote o quadrante 1, dirija seu esforço para o quadrante 2, fuja do quadrante 3 e não abra espaço para o quadrante 4.

5. Urgente + importante (quadrante 1)

Prazos finais, emergências de saúde, alguns telefonemas, falhas mecânicas. Aqui não há muito o que fazer: resolva o problema na hora. Delegue algumas das tarefas, se possível, e organize as outras por ordem de prioridade.

Aprenda a superar essas urgências sem dedicar a elas todo o seu tempo disponível. Uma dica é evitar ao máximo a criação de novas urgências. Por exemplo: cuidados preventivos evitam muitas emergências médicas; não deixar um trabalho para a última hora evita correria para cumprir prazos.

6. Urgente + não importante (quadrante 3)

O quadrante 3 é o que mais suga o tempo que poderia ser produtivo. Encaixam-se aqui as tarefas que fazemos para agradar amigos e familiares, reuniões inúteis, interrupções e a maioria dos telefonemas.

A maioria das pessoas fica presa ao quadrante 3 achando que está no 1, ou seja, prioriza atividades que não acrescentam nada. Você até pode lidar com algumas delas, desde que delegue o máximo possível e adie as restantes para depois que esgotar o quadrante 1.

7. Não urgente + importante (quadrante 2)

Segundo Covey, “o quadrante 2 é o coração do gerenciamento pessoal efetivo”, e é onde devemos gastar a maior parte do nosso tempo.

Aqui entram atividades como gestão e execução de planejamento semanal, prevenção (manutenção do carro, exercício físico, check-ups médicos), ações importantes para seu negócio, manter um relacionamento saudável com a família, cultivar amizades, metas de longo prazo, sonhos e aspirações pessoais.

Em primeiro lugar, descubra o que é realmente importante para a sua vida e reserve tempo no seu planejamento pessoal para lidar com esses assuntos. Comece definindo prazos para que estas atividades estejam resolvidas ou incorporadas à sua rotina.

8. Não urgente + não importante (quadrante 4)

Atividades que não são urgentes nem importantes são perda de tempo e devem ir direto do quadrante 4 para a lixeira.

Exemplo: excesso de televisão, navegar sem rumo pela Internet, checar as atualizações das redes sociais, e-mails publicitários ou sem utilidade. É claro que algumas dessas atividades são prazerosas e podem ser realizadas (fora do horário de expediente), mas gaste nelas o mínimo de tempo possível.

Afinal, esse tempo será muito mais proveitoso se investido no quadrante 2, onde também se encaixam os hobbies.

9. Organize seu tempo

Com organização e planejamento, é possível resolver 80% das atividades em 20% do tempo disponível. Ou seja: dedicando 20% do tempo para as tarefas urgentes, sobra 80% para ser investido nas importantes.

A aplicação deste princípio é simples: elabore semanalmente um cronograma de planejamento, distribuindo as tarefas do quadro e respeitando a proporção de 80/20. É difícil no começo, mas com persistência e disciplina a organização se tornará natural e você passará a evitar muitas urgências simplesmente por ter investido mais tempo no que é importante.

10. Tenha disciplina e comprometimento

Use a Matriz de Eisenhower em todos os aspectos da vida que conseguir. Além do aumento na produtividade, a aplicação dessa técnica garante uma vida mais tranquila, controlada e livre de stress e ansiedade. Porém, é preciso manter-se fiel ao planejamento.

Segundo pesquisas, 21 dias são suficientes para transformar uma prática em hábito e incorporá-la na rotina diária. Fácil, não?

Steven Anthony, psicologo, life coach e terapeuta Dicas escritas por Steven Anthony, Life Coach, Psicólogo e Terapeuta da Life Terapias (Guarujá, SP). 

Artigo original: www.lifeterapias.com.br